Poznań, dnia 6 maja 2024 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NA ZAKUP ZAKWATEROWANIA I WYŻYWIENIA PODCZAS SZKOLEŃ

Niniejszym Federacja Stowarzyszeń „Amazonki” z siedzibą w Poznaniu przy ul. Piastowskiej 38, dalej zwana ZAMAWIAJĄCYM zaprasza Państwa do składania ofert na realizację następującego zamówienia:

Zamawiający: 

Federacja Stowarzyszeń „Amazonki”

ul.  Piastowska 38, 61-556 Poznań

Tel. 61 8333 665

KRS 0000027259 

NIP: 783-15-57-140

Regon: 634240041

Adres strony internetowej: https://www.amazonkifederacja.pl/

Email: amazonki@amazonki.poznan.pl

Status organizacji pożytku publicznego: TAK

Zamawiający nie jest płatnikiem VAT 

Tytuł projektu:  „PROFESJONALIZACJA DZIAŁAŃ KLUBÓW AMAZONEK”.

Projekt jest realizowany w ramach zadań zlecanych, dofinansowanych ze środków PFRON.

Tryb wyboru oferty: Postępowanie prowadzone jest w trybie oceny i porównania ofert zgodnie z zasadą konkurencyjności, opisaną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności kosztów w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Harmonogram postępowania: 

Dnia 06.05.2024 – zaproszenie do składania ofert. 

Dnia 15.05.2024 godzina 23:59:59 – data zakończenia składania ofert –  liczy się data wpływu na skrzynkę mailową (iza.dolata@amazonki.poznan.pl). 

Dnia 17.05.2024 – ogłoszenie decyzji o wyborze oferty. 

Zapytanie zostanie udostępnione również na stronie http://amazonkifederacja.pl/

O wynikach zostaną poinformowani mailowo wszyscy Oferenci.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia  jest zakup usług pobytowych: hotelarskich, restauracyjnych i cateringowych celem zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia uczestników i kadry oraz zapewnienie zaplecza lokalowego i organizacyjnego do zrealizowania następujących szkoleń dla Amazonek.

               Przewidywane terminy, miejsca realizacji, ilość grup oraz ilość osób uczestniczących w szkoleniach: 

1. Warsztaty dla bliskich wspierających – w dniach 9-13 czerwca 2024 r. (4 noclegi); Wągrowiec, województwo wielkopolskie, 23 osoby, zajęcia w 2 grupach
2. Warsztaty dla bliskich wspierających – w dniach 23-27 września 2024 r. (4 noclegi); Łężeczki, województwo wielkopolskie, 23 osoby, zajęcia w 2 grupach
3. Ochotniczki I stopnia – w dniach 13-16 czerwca 2024 r. (3 noclegi); Zakopane, województwo małopolskie, 16 osób, zajęcia w 1 grupie
4. Ochotniczki I stopnia – w dniach 8-11 sierpnia 2024 r. (3 noclegi); Łódź, województwo łódzkie, 16 osób, zajęcia w 1 grupie
5. Ochotniczki II stopnia – w dniach 20-23 czerwca 2024 r. (3 noclegi); Zakopane, województwo małopolskie, 22 osoby, zajęcia w 2 grupach
6. Ochotniczki II stopnia – w dniach 23-26 sierpnia 2024 r. (3 noclegi); Łódź, województwo łódzkie, 22 osoby, zajęcia w 2 grupach
7. Forum Edukacji Zdrowotnej – w dniach 26-30 sierpnia 2024 r. (4 noclegi); Wągrowiec, województwo wielkopolskie, 80 osób, zajęcia w 1 grupie
8. Liderki Zarządzanie – w dniach 4-8 grudnia 2024 r. (4 noclegi); Sieraków, województwo wielkopolskie, 50 osób, zajęcia w 4 grupach

Dopuszcza się dzielenie zamówienia – oferty muszą zostać złożone na realizację pojedynczych terminów szkoleń – na każde szkolenie należy złożyć odrębną ofertę. Oferty dotyczące więcej niż jednego szkolenia nie będą rozpatrywane. Jeden Oferent może złożyć więcej niż jedną ofertę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru więcej niż jednego wykonawcy. Listy rankingowe złożonych ofert zostaną sporządzone dla każdego szkolenia osobno.

Nie dopuszcza się wyboru ofert podmiotów pośrednio zlecających usługi będące przedmiotem niniejszego zamówienia innym podmiotom, podmiot składający swoją ofertę musi być dysponentem odpowiedniej bazy pobytowo-szkoleniowej, której ta oferta dotyczy – warunek ten będzie weryfikowany przez Komisję Konkursową na etapie wyboru ofert. Oferty złożone przez podmioty będące pośrednikami, nie będą rozpatrywane.

OPIS SZKOLEŃ, KTÓRYCH DOTYCZY ZAMÓWIENIE:

Szkolenia Ochotniczek I stopnia: 

1. Założono przeprowadzenie 2 szkoleń, każde dla 16 osób (15 uczestników + 1 osoba kadry – zajęcia w 1 grupie). Uczestniczkami szkolenia są osoby z niepełnosprawnością. 
2. Przewidziano w ramach każdego szkolenia pobyt z 3 noclegami (przyjazd w godzinach południowych pierwszego dnia, 3 noclegi, wyjazd w godzinach wczesno popołudniowych 4 dnia) oraz wyżywieniem: obiad i kolacja pierwszego dnia; trzy posiłki (śniadanie, obiad, kolacja) i przerwa kawowa każdego pełnego dnia pobytu oraz śniadanie i obiad ostatniego dnia. Zakwaterowanie uczestników w pokojach dwu – max. trzyosobowych, zakwaterowanie kadry w pokoju jednoosobowym.
3. Założono realizację działań w obiektach hotelowo-szkoleniowych dysponujących salką szkoleniową do wyłącznego użytkowania podczas szkolenia, mogącą pomieścić grupę 15 osób + 1 szkolący.                                                     Szkolenie Ochotniczek II stopnia: 

1. Założono przeprowadzenie 2 szkoleń, każde dla 22 osób (20 uczestników + 2 osoby kadry – zajęcia w 2 grupach). Uczestniczkami szkolenia są osoby z niepełnosprawnością. 
2. Przewidziano w ramach każdego szkolenia pobyt z 3 noclegami (przyjazd w godzinach południowych pierwszego dnia, 3 noclegi, wyjazd w godzinach wczesno popołudniowych 4 dnia) oraz wyżywieniem: obiad i kolacja pierwszego dnia; trzy posiłki (śniadanie, obiad, kolacja) i przerwa kawowa każdego pełnego dnia pobytu oraz śniadanie i obiad ostatniego dnia. Zakwaterowanie uczestników w pokojach dwu – max. trzyosobowych, zakwaterowanie kadry w pokojach max dwuosobowych lub jednoosobowych.
3. Założono realizację działań w obiektach hotelowo-szkoleniowych dysponujących dwoma salkami szkoleniowymi do wyłącznego użytkowania podczas szkolenia, mogącymi pomieścić grupę 10 osób + 1 szkolący, każda z nich. Szkolenie Bliskich Wspierających: 

1. Założono przeprowadzenie 2 szkoleń, każde dla 23 osób (20 uczestników + 3 osoby kadry – zajęcia w 2 grupach). Uczestniczkami szkolenia są osoby z niepełnosprawnością. 
2. Przewidziano w ramach każdego szkolenia pobyt z 4 noclegami (przyjazd w godzinach południowych pierwszego dnia, 4 noclegi, wyjazd w godzinach wczesno popołudniowych piątego dnia) oraz wyżywieniem: obiad i kolacja pierwszego dnia; trzy posiłki (śniadanie, obiad, kolacja) i przerwa kawowa każdego pełnego dnia pobytu oraz śniadanie i obiad ostatniego dnia. Zakwaterowanie uczestników w pokojach dwu – max. trzyosobowych, zakwaterowanie kadry w pokojach max dwuosobowych lub jednoosobowych.
3. Założono realizację działań w obiektach hotelowo-szkoleniowych dysponujących dwoma salkami szkoleniowymi do wyłącznego użytkowania podczas szkolenia, mogącymi pomieścić grupę 10 osób + 1 szkolący, każda z nich. Forum Edukacji Zdrowotnej: 

1. Założono przeprowadzenie 1 imprezy edukacyjnej o charakterze konferencyjnym w postaci Forum dla 80 osób (70 uczestników + 10 osób kadry – zajęcia w 1 grupie). Uczestniczkami Forum są osoby z niepełnosprawnością. 
2. Przewidziano w ramach Forum pobyt z 4 noclegami (przyjazd w godzinach południowych pierwszego dnia, 4 noclegi, wyjazd w godzinach wczesno popołudniowych piątego dnia) oraz wyżywieniem: obiad i kolacja pierwszego dnia; trzy posiłki (śniadanie, obiad, kolacja) i przerwa kawowa każdego pełnego dnia pobytu oraz śniadanie i obiad ostatniego dnia. Zakwaterowanie uczestników w pokojach dwu – max. trzyosobowych, zakwaterowanie kadry w pokojach max dwuosobowych lub jednoosobowych.
3. Założono realizację działań w obiekcie hotelowo-szkoleniowo-konferencyjnym dysponującym salą do wyłącznego użytkowania podczas Forum, mogącą pomieścić grupę 70 osób + 10 osób kadry.                                               Szkolenie Liderek z Zarządzania: 

1. Założono przeprowadzenie 1 szkolenia, dla 50 osób (44 uczestników + 6 osoby kadry – zajęcia w 4 grupach). Uczestniczkami szkolenia są osoby z niepełnosprawnością. 
2. Przewidziano w ramach szkolenia pobyt z 4 noclegami (przyjazd w godzinach południowych pierwszego dnia, 4 noclegi, wyjazd w godzinach wczesno popołudniowych piątego dnia) oraz wyżywieniem: obiad i kolacja pierwszego dnia; trzy posiłki (śniadanie, obiad, kolacja) i przerwa kawowa każdego pełnego dnia pobytu oraz śniadanie i obiad ostatniego dnia. Zakwaterowanie uczestników w pokojach dwu – max. trzyosobowych, zakwaterowanie kadry w pokojach max dwuosobowych lub jednoosobowych.
3. Założono realizację działań w obiekcie hotelowo-szkoleniowo-konferencyjnym dysponujących 4 salkami do wyłącznego użytkowania podczas szkolenia, mogącymi pomieścić grupę 11 osób + 1 osoba kadr każda z nich. 

We wszystkich szkoleniach baza noclegowa, salki szkoleniowe oraz pomieszczenia, gdzie będą serwowane posiłki muszą znajdować się w tym samym kompleksie/zespole budynków aby możliwe było swobodne i szybkie przemieszczanie się pomiędzy nimi – jest to kryterium obowiązkowe, nie spełnienie tego kryterium spowoduje, że oferta nie będzie rozpatrywana.  

Podmiot składający swoją ofertę musi być dysponentem odpowiedniej bazy pobytowo-szkoleniowej, której ta oferta dotyczy. Oferty złożone przez podmioty będące pośrednikami, nie będą rozpatrywane – jest to kryterium obowiązkowe, nie spełnienie tego kryterium spowoduje, że oferta nie będzie rozpatrywana.  

Oferenci składający oferty muszą wyrazić zgodę na oznakowanie i eksponowanie logotypów i informacji o projekcie w pomieszczeniach i obiektach gdzie będą realizowane działania (banery, karty informacyjne, kartki przylepiane na ścianach z logo PFRON, logo RP, logo Federacji) oraz Oferenci muszą wyrazić zgodę na dokumentowanie prowadzonych przez Zamawiającego działań, w szczególności na fotografowanie i filmowanie na terenie obiektów należących do Oferenta, gdzie prowadzone będą działania w ramach szkoleń,  do celów rozliczeniowych z instytucją dofinansowującą, tj. PFRON – nie wyrażenie takiej zgody powoduje, że oferta nie będzie rozpatrywana. 

Oferty, w których Oferenci zaoferują nieodpłatne udostępnienie salek szkoleniowych będą dodatkowo punktowane.

Obiekty, w których realizowane będą szkolenia powinny dysponować bezpośrednio przyległym własnym parkingiem – spełnienie tego warunku będzie odpowiednio punktowane.    

Komisja zastrzega sobie także prawo do weryfikowania przedstawionych przez oferentów informacji na podstawie informacji internetowych ogólnie dostępnych, strony oferenta oraz Google Maps, a także zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia ewentualnej wizji lokalnej obiektów oferenta. Komisja Ofertowa zastrzega sobie prawo do negocjowania ceny z oferentami.

Informacje dodatkowe: 

1. Śniadanie zostanie zorganizowane w postaci „szwedzkiego stołu” wraz z gorącymi napojami kawa, herbata czarna, herbaty smakowe, z dodatkami: mleko/śmietanka, cukier oraz wodą mineralną i sokiem, przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich). 
2. Każdy obiad składać się ma z dwóch dań i soku oraz wody mineralnej. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich). 
3. Kolacja zostanie zorganizowana w postaci „szwedzkiego stołu” składać się ma z dania ciepłego, zimnych przekąsek, gorącego napoju (kawa i herbata), wody mineralnej oraz soku przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich).
4. Przerwa kawowa ma być w formie serwisu stałego dostępnego bez ograniczeń w każdy pełny dzień pobytu (od rozpoczęcia do zakończenia zajęć), składać się ma z gorących napojów (kawa, herbata czarna, herbaty smakowe), z dodatkami: mleko/śmietanka, cukier oraz wody mineralnej z cytryną i miętą oraz wody mineralnej bez dodatków. 
5. Liczba dni serwisów kawowych – zgodnie z opisem szkoleń. 
6. Harmonogram godzinowy posiłków i serwisów kawowych zostanie uzgodniony z Zamawiającym i podporządkowany będzie pod wymagania Zamawiającego. 
7. Menu poszczególnych posiłków ustala Wykonawca z zastrzeżeniem punktów a) do f), przy akceptacji Zamawiającego.

Oferent jest zobowiązany dopuszczać możliwość zmiany daty dostawy usługi pobytowej w ramach przedstawianego harmonogramu szkoleń na wniosek Zamawiającego bez obciążania Zamawiającego dodatkowymi kosztami. Informacja o zmianie terminu zostanie przekazana Oferentowi najpóźniej na 7 dni przed planowanym pierwotnie terminem rozpoczęcia szkolenia. W takim przypadku Oferent o nowym terminie szkolenia poinformowany zostanie najpóźniej na 7 dni przed jego rozpoczęciem. 

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z części zamówionych usług (zgodnie z ilością uczestników szkoleń), w związku z powyższym Zamawiający zastrzega, iż zapłata nastąpi jedynie za faktycznie wykorzystane noclegi i wyżywienie.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia grupy pobytowej o maksymalnie 5 osób więcej z zachowaniem 7 dniowego terminu powiadomienia Oferenta o takiej konieczności. 

1. Przewidywane terminy i miejsca realizacji imprez: 

1. Warsztaty dla bliskich wspierających – w dniach 9-13 czerwca 2024 r. (4 noclegi); Wągrowiec, województwo wielkopolskie
2. Warsztaty dla bliskich wspierających – w dniach 23-27 września 2024 r. (4 noclegi); Łężeczki, województwo wielkopolskie, 
3. Ochotniczki I stopnia – w dniach 13-16 czerwca 2024 r. (3 noclegi); Zakopane, województwo małopolskie, 
4. Ochotniczki I stopnia – w dniach 8-11 sierpnia 2024 r. (3 noclegi); Łódź, województwo łódzkie, 
5. Ochotniczki II stopnia – w dniach 20-23 czerwca 2024 r. (3 noclegi); Zakopane, województwo małopolskie, 
6. Ochotniczki II stopnia – w dniach 23-26 sierpnia 2024 r. (3 noclegi); Łódź, województwo łódzkie, 
7. Forum Edukacji Zdrowotnej – w dniach 26-30 sierpnia 2024 r. (4 noclegi); Wągrowiec, województwo wielkopolskie, 
8. Liderki Zarządzanie – w dniach 4-8 grudnia 2024 r. (4 noclegi); Sieraków, województwo wielkopolskie, Sporządzenie oferty:

Oferta musi zostać sporządzona zgodnie z powyżej opisanymi warunkami organizacji szkoleń. Oferta musi zostać sporządzona w formie wypełnionego Formularza Oferty stanowiącego zał. nr 1 do niniejszego zapytania. Razem z ofertą należy obowiązkowo złożyć zał. nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych, oferty bez zał. nr 2 nie będą rozpatrywane.

Załącznik nr 2 do pobrania tutajzał. nr 2 – Oświadcz. o braku powiązań (1)

Jeśli Oferent chce złożyć oferty na realizację więcej niż jednego szkolenia, to dla każdego terminu należy sporządzić odrębną ofertę.

W ofercie należy podać:

1. Nazwę i termin szkolenia, którego dotyczy oferta.
2. Koszt całkowity organizacji szkolenia, tj.: ilość osób x ilość dni x stawka za osobodzień oraz ewentualne koszty dodatkowe (np. koszt wynajmu sal).
3. Spełnienie kryteriów obowiązkowych: kryteria, których spełnienie jest obowiązkowe aby oferta została rozpatrywana.
4. Kryteria dodatkowe: kryteria, których spełnienie jest dodatkowo punktowane.
5. Zgody, których wyrażenie jest konieczne aby oferta była rozpatrywana.                                                             informacje o wykluczeniu

Zamówienie nie może zostać udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo ze Zleceniobiorcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zleceniobiorcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zleceniobiorcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:

1. uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;
3. pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Potencjalny wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych. W związku z powyższym Oferent jest zobowiązany do popisania stosownego oświadczenia, określonego w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. Oferenci, którzy nie załączą ww. oświadczenia zostaną odrzuceni.

1. KRYTERIA OCENY OFERTY

Zostaną sporządzone osobne listy wyboru oferty dla każdego z terminów realizacji szkoleń:

1. Warsztaty dla bliskich wspierających – w dniach 9-13 czerwca 2024 r. 
2. Warsztaty dla bliskich wspierających – w dniach 23-27 września 2024 r. 
3. Ochotniczki I stopnia – w dniach 13-16 czerwca 2024 r. 
4. Ochotniczki I stopnia – w dniach 8-11 sierpnia 2024 r. 
5. Ochotniczki II stopnia – w dniach 20-23 czerwca 2024 r. 
6. Ochotniczki II stopnia – w dniach 23-26 sierpnia 2024 r. 
7. Forum Edukacji Zdrowotnej – w dniach 26-30 sierpnia 2024 r., 
8. Liderki Zarządzanie – w dniach 4-8 grudnia 2024 r.

Ocenę złożonych ofert przeprowadzi Komisja Konkursowa Ofert  składająca się z przynajmniej 3 osób, w której skład wejdą osoby reprezentujące Zarząd Zamawiającego lub/i personel realizujący zadanie.

Kryteria oceny oferty oraz informacje na temat wag punktowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty:

1.Cena – koszt całkowity realizacji usługi: 0–70 pkt, 

 

Kryterium Cena (C) będzie oceniane w wyniku porównania najniższej ofertowanej ceny (Cmin) z ceną podaną w ocenianej ofercie (Coof), tj:   

C = Cmin / Coof x 70 pkt 

 

Cena w ofercie musi być podana w walucie polskiej i być ceną brutto, tzn. obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty. Oferent może uzyskać maksymalnie 70 pkt.  

2.Kryteria obowiązkowe: kryteria, których spełnienie jest obowiązkowe aby oferta została rozpatrywana

Nazwa kryterium	TAK/NIE
Baza noclegowa, salki szkoleniowe oraz pomieszczenia, gdzie będą serwowane posiłki muszą znajdować się w tym samym kompleksie/zespole budynków aby możliwe było swobodne i szybkie przemieszczanie się pomiędzy nimi.
Podmiot składający swoją ofertę musi być dysponentem odpowiedniej bazy pobytowo-szkoleniowej, której ta oferta dotyczy. Oferty złożone przez podmioty będące pośrednikami, nie będą rozpatrywane.

Zaznaczenie którejkolwiek odpowiedzi „NIE” spowoduje odrzucenie oferty.

3.Kryteria dodatkowe: kryteria, których spełnienie jest dodatkowo punktowane

Nazwa kryterium

Oferty, w których Oferenci zaoferują nieodpłatne udostępnienie salek szkoleniowych będą dodatkowo punktowane – 20 pkt.

Obiekty, w których realizowane będą szkolenia powinny dysponować bezpośrednio przyległym własnym parkingiem – spełnienie tego warunku będzie dodatkowo punktowane – 10 pkt.

W ramach tego kryterium możliwe jest otrzymanie max. 30 pkt.

4.Zgody, których wyrażenie jest konieczne aby oferta była rozpatrywana

Nazwa kryterium

TAK/NIE

Oferenci składający oferty muszą wyrazić zgodę na oznakowanie i eksponowanie logotypów i informacji o projekcie w pomieszczeniach i obiektach gdzie będą realizowane działania (banery, karty informacyjne, kartki przylepiane na ścianach z logo PFRON, logo RP, logo Federacji) oraz Oferenci muszą wyrazić zgodę na dokumentowanie prowadzonych przez Zamawiającego działań, w szczególności na fotografowanie i filmowanie na terenie obiektów należących do Oferenta, gdzie prowadzone będą działania w ramach szkoleń – do celów rozliczeniowych z instytucją dofinansowującą, tj. PFRON – nie wyrażenie takiej zgody powoduje, że oferta nie będzie rozpatrywana.

Zaznaczenie odpowiedzi „NIE” spowoduje odrzucenie oferty.

Komisja zastrzega sobie prawo do weryfikowania przedstawionych przez oferentów informacji na podstawie informacji internetowych ogólnie dostępnych, strony oferenta oraz Google Maps, a także zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia ewentualnej wizji lokalnej obiektów Oferenta.

Maksymalna ilość punktów ogółem oferty wynosi: 100 pkt.

OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 

1. Ocena ofert planowana jest w terminie 16 maja 2024 r. Wybór najkorzystniejszych ofert zostanie ogłoszony na stronie internetowej http://amazonkifederacja.pl/ .
2. Oferentów, których oferty zostały wybrane do realizacji poinformujemy poprzez e-mail.
3. Dla każdego terminu szkolenia zostaną sporządzone osobne listy rankingowe wyboru ofert uznanych za ważne na realizację szkoleń dla tych terminów.
4. Termin ogłoszenia wyboru ofert może zostać przełożony, o czym oferenci zostaną powiadomieni za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego. 
5. Oferent przed upływem terminu złożenia oferty może zmienić lub wycofać swoją ofertę składając pisemne oświadczenie. Oferta wycofana nie będzie rozpatrywana.  
6. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od oferenta wyjaśnień dotyczących złożonej oferty. 
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia dalszych negocjacji z wybranymi oferentami, także cenowych w przypadku złożenia oferty na cenę wyższą niż przewidziana w budżecie projektu. 
8. Ocenie merytorycznej podlegają tylko oferty spełniające kryteria formalno-merytoryczne. W przypadku braku załączonych do oferty Wykonawcy wymaganych niniejszym zapytaniem ofertowym dokumentów, Zamawiający ofertę odrzuca.                                                                                                                                                          DODATKOWE INFORMACJE 

1. 1. W ramach zamówienia nie ma możliwości składania ofert wariantowych.  
   2. W przypadku, gdy Zamawiający uzna, iż wycena oferty zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zwróci się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie w wyznaczonym terminie. Cenę uznaje się za rażąco niską, jeżeli jest niższa o co najmniej 30% od szacowanej wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 
   3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny. 
   4. Każdy Oferent /Wykonawca, w ofercie podaje CENĘ BRUTTO, tj. zawierającą pełny koszt ponoszony przez Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający podkreśla, iż nie jest płatnikiem podatku VAT. Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich.  
   5. Zapłata za zrealizowaną usługę nastąpi na podstawie sporządzonej przez Wykonawcę faktury, maksymalnie w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury, z takim zastrzeżeniem, że wystawienie faktury nastąpi po podpisaniu protokołu odbioru dokumentującego zakończenie realizacji przedmiotu danego zamówienia.  
   6. Zamawiający przewiduje karę umowną w wysokości do 100% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy – w przypadku gdy Wykonawca zrealizuje zlecenie w sposób niezgodny z postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności w szczególności jakichkolwiek nieuzasadnionych opóźnień w informowaniu o zaistniałych problemach.  
   7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przez Zamawiającego do wysokości faktycznych strat jakie poniósł Zamawiający na skutek działania lub zaniechania Wykonawcy oraz pokrycia wszelkich kosztów poniesionych przez Zamawiającego w związku z przygotowaniem zajęć w innym terminie.  
   8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niezwłocznego odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w przypadku naruszenia przez Wykonawcę warunków podpisanej umowy, w tym stwierdzenia przez Zamawiającego jakiegokolwiek uchybienia, zmiany, opóźnienia, skracania zajęć i realizacji przedmiotu umowy niezgodnie z przedstawianym przez Zamawiającego harmonogramem, uznania bądź kwestionowania przez PFRON poszczególnych wydatków związanych z realizacją szkoleń, w tym zadań, bądź ich części za niekwalifikowane z uwagi na uchybienia Wykonawcy w trakcie realizacji przedmiotu umowy. 
   9. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Oferentów oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.                                                                                                             TRYB SKŁADANIA OFERT ORAZ POWIADAMIANIA OFERENTÓW O WYNIKACH PROWADZONEGO POSTĘPOWANIA W SPRAWIE ZAMÓWIENIA

1. Oferta powinna być podpisana czytelnie przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu Oferenta/Wykonawcy. 
2. Zamawiający wybierze ofertę cenową odpowiadającą wszystkim wymogom przedstawionym przez niego dla prawidłowej realizacji zamówienia. 
3. W sprawach dotyczących zapytania informacji udziela biuro projektu w dni robocze od poniedziałku do piątku od godziny 10.00 do 15.00, Tel 668 359 109;
4. Pytania dotyczące zapytania ofertowego można również kierować pisemnie na adres mailowy: iza.dolata@amazonki.poznan.pl  
5. Ofertę, kompletną wraz z załącznikami, opatrzoną podpisami i pieczęcią Oferenta/Wykonawcy, należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej drogą mailową na adres: iza.dolata@amazonki.poznan.pl, za ważne będą uznane wyłącznie oferty złożone w formancie PDF. 
6. Termin składania ofert:  do dnia 15 maja 2024 r. do godz. 23:59, decyduje data wpływu na skrzynkę mailową iza.dolata@amazonki.poznan.pl .
7. Oferty złożone po terminie składania ofert podanym powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej. 
8. Oferent/Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. 
9. Wykonawca związany jest ofertą do dnia zakończenia szkolenia, którego oferta dotyczy.
10. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani 17 maja 2024 r. poprzez upublicznienie wyniku postępowania ofertowego na stronie internetowej Federacji Stowarzyszeń „Amazonki” https://www.amazonkifederacja.pl/ . 
11. W umowie z Wykonawcą Zamawiający zastrzeże karę umowną na wypadek niewykonania lub niewłaściwego wykonania przez Wykonawcę zobowiązania w wysokości 30% wartości usługi. 
12. Oferent ponosi pełne ryzyko w związku z doręczeniem oferty. 
13. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Oferenta. 
14. Zamawiający przewiduje możliwość kontaktu i/lub spotkania z wybranymi Oferentami w celu uzyskania dodatkowych informacji lub przeprowadzenia negocjacji cenowych. 
15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 

– swobodnej weryfikacji ofert, 

– unieważnienia procedury ofertowej bez podania przyczyny.

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego z dnia 6 maja 2024 r.

FORMULARZ OFERTY 

Nazwa i termin szkolenia: ………………………………………………………………………………………………………………

                                                     Nazwa i termin szkolenia, którego dotyczy oferta (zgodnie z zapytaniem ofertowym)

W odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe z dnia 6 maja 2024 r. dotyczące przedmiotu zamówienia: 

Przedmiotem zamówienia  jest zakup usług pobytowych: hotelarskich, restauracyjnych i cateringowych celem zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia uczestników i kadry oraz zapewnienie zaplecza lokalowego i organizacyjnego do zrealizowania szkolenia dla Amazonek w ramach projektu pn. „PROFESJONALIZACJA DZIAŁAŃ KLUBÓW AMAZONEK”.

składam niniejszą ofertę.

W imieniu  .……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………….

Nazwa i adres Oferenta, e-mail, NIP, REGON

oświadczam, że zapoznałam/łem się z warunkami Zapytania Ofertowego z dnia 6 maja 2024 r. i oświadczam, że spełniam warunki w nim zawarte oraz deklaruję rzetelnie i poprawnie wypełniać dokumentację przewidzianą w celu prawidłowej realizacji zadania.  

Składam następującą ofertę realizacji zamówienia: 

1.Usługi – całkowity koszt realizacji szkolenia – max 70 pkt.

Koszt realizacji szkolenia obejmuje zakwaterowanie i wyżywienie według warunków podanych w Zapytaniu Ofertowym (odpowiednio dla każdego ze szkoleń). Zakwaterowanie uczestników w pokojach dwu – max. trzyosobowych, zakwaterowanie kadry w pokojach max dwuosobowych lub jednoosobowych.	Kwota brutto PLN
A:   Cena:  Ilość osób x ilość dni x stawka za osobodzień – wyrażone w  brutto PLN
B:   Ewentualne inne koszty dodatkowe – wyrażone w  brutto PLN
Razem cena =  A + B – wyrażone w brutto PLN

2.Kryteria obowiązkowe: kryteria, których spełnienie jest obowiązkowe aby oferta została rozpatrywana

Nazwa kryterium	Spełnienie kryterium – TAK	Niespełnienie kryterium – NIE
Baza noclegowa, salki szkoleniowe oraz pomieszczenia, gdzie będą serwowane posiłki muszą znajdować się w tym samym kompleksie/zespole budynków aby możliwe było swobodne i szybkie przemieszczanie się pomiędzy nimi.
Podmiot składający swoją ofertę musi być dysponentem odpowiedniej bazy pobytowo-szkoleniowej, której ta oferta dotyczy. Oferty złożone przez podmioty będące pośrednikami, nie będą rozpatrywane.

3.Kryteria dodatkowe: kryteria, których spełnienie jest dodatkowo punktowane – max 30 pkt.

Nazwa kryterium	Spełnienie kryterium – TAK	Niespełnienie kryterium – NIE
Oferty, w których Oferenci zaoferują nieodpłatne udostępnienie salek szkoleniowych będą dodatkowo punktowane – 20 pkt.
Obiekty, w których realizowane będą szkolenia powinny dysponować bezpośrednio przyległym własnym parkingiem – spełnienie tego warunku będzie dodatkowo punktowane – 10 pkt.

4.Zgody, których wyrażenie jest konieczne aby oferta była rozpatrywana

Nazwa kryterium	TAK – wyrażam zgodę	NIE – nie wyrażam zgody
Oferenci składający oferty muszą wyrazić zgodę na oznakowanie i eksponowanie logotypów i informacji o projekcie w pomieszczeniach i obiektach gdzie będą realizowane działania (banery, karty informacyjne, kartki przylepiane na ścianach z logo PFRON, logo RP, logo Federacji) oraz Oferenci muszą wyrazić zgodę na dokumentowanie prowadzonych przez Zamawiającego działań, w szczególności na fotografowanie i filmowanie na terenie obiektów należących do Oferenta, gdzie prowadzone będą działania w ramach szkoleń – do celów rozliczeniowych z instytucją dofinansowującą, tj. PFRON – nie wyrażenie takiej zgody powoduje, że oferta nie będzie rozpatrywana.

………………………………………………………………………………………..

Data, imię i nazwisko, podpis i pieczęć Oferenta

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego z dnia 6 maja 2024 r.

do pobrania tutaj zał. nr 1 – Formularz oferty – Szkolenia

Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych

Przystępując do realizacji usług pobytowych: hotelarskich, restauracyjnych i cateringowych celem zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia uczestników i kadry oraz zapewnienia zaplecza lokalowego i organizacyjnego do zrealizowania szkolenia dla Amazonek, w ramach projektu pn. „PROFESJONALIZACJA DZIAŁAŃ KLUBÓW AMAZONEK”, dofinansowanego przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych)  przez Oferenta/Wnioskodawcę: 

(nazwa i adres Wnioskodawcy): …………………………….……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..,

ja (imię i nazwisko) ………………………………………………………………………………………………………………..

jako osoba upoważniona do reprezentacji Oferenta/Wnioskodawcy, oświadczam, że Oferent/Wnioskodawca spełnia wymóg braku powiązań kapitałowych lub osobowych, tj.:

Oświadczam/y, że nasz podmiot nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo ze Zleceniodawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zleceniodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zleceniodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:

1. uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;
3. pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Podpis osoby/osób upoważnionych do reprezentowania Oferenta/Wnioskodawcy	Data i miejsce