Projekt pod nazwą „PROFESJONALIZACJA
DZIAŁAŃ KLUBÓW AMAZONEK”
Współfinansowany przez PFRON
Poznań, dnia 23 listopada 2020 r.
Zapytanie
ofertowe
Przedmiot: „Przeprowadzenie audytu
zewnętrznego projektu finansowanego w części ze środków PFRON w ramach ustawy o
rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”.
Zamawiający:
Federacja
Stowarzyszeń „Amazonki”
ul. Piastowska 38
61-556 Poznań
Tel. 61 8333 665
NIP: 783-15-57-140
Regon: 634240041
Adres strony
internetowej: www.amazonkifederacja.pl
Email: amazonki@amazonki.poznan.pl
Status organizacji
pożytku publicznego: TAK
Zamawiający nie jest
płatnikiem VAT
- Opis
przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest:
Usługa
przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania publicznego.:
„PROFESJONALIZACJA
DZIAŁAŃ KLUBÓW AMAZONEK”
Numer umowy o
dofinansowanie: ZZO/000288/15/D z
dnia 4 maja 2020 r.
Okres całkowity
realizacji projektu: od 1 marca 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.
Okres podlegający
audytowi: od 1 marca 2020 r. do 31
grudnia 2020 r.
Koszt projektu w
części podlegającej audytowi: 247.680,00
zł, w tym ze środków PFRON: 197.000,00 zł.
Wartość
kosztów kwalifikowanych projektu w części podlegającej audytowi: 247 680,00 zł.
- Wprowadzenie
1. Do postępowania nie
stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
Publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) zwaną dalej
„ustawą”.
2.
Postępowanie o wartości szacunkowej poniżej 14 000 euro.
3.
Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
4.
Zapytanie prowadzone jest w ramach Projektu „Profesjonalizacja działań klubów Amazonek” współfinansowanego
przez PFRON.
III. Cel audytu
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie
racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji
zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie
z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
IV.
Zakres audytu zewnętrznego.
- Audytor dokonuje
oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań
zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji
zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie.
Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i
opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego dokumentach
związanych z realizowanym zadaniem/projektem.
- W ramach audytu
badane jest w szczególności czy:
- księgi rachunkowe
– w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją
zadania/projektu,
- dowody księgowe,
stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
- zestawienia
sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów
(faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej)
przedkładane przez Zamawiającego do rozliczenia przyznanego dofinansowania,
są zgodne ze stanem
rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i
jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według
stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom
zawartym w umowie.
- Audyt obejmuje w
szczególności:
- weryfikację
kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym
m.in.:
- weryfikację, na
podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących
zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w
tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy;
dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
- ocenę
prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały
faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją
zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji
zadania/projektu),
- sprawdzenie
wniesienia przez Zamawiającego wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi
w umowie,
- kontrolę
zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994
r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części
dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy
prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących
realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
- sprawdzenie
statusu podatkowego Zamawiającego (w szczególności w zakresie podatku VAT),
- weryfikację
zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w
części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją
dotyczącą realizacji zadania/projektu,
- weryfikację
sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach
zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
- weryfikację
sposobu monitorowania zadania/projektu przez Zamawiającego (osiągania celu
zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w
zadaniu/projekcie,
- o ile dotyczy to
Zamawiającego – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w
szczególności sprawdzenie, czy Zamawiający prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29
stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759,
z późn. zm.). W przypadku gdy Zamawiający nie będzie zobligowany do stosowania
ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu
dostaw i usług pod względem gospodarności.
- weryfikację
sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
- weryfikację
sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy Zamawiający
wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli
takie zostały wykryte.
- Audyt zewnętrzny
powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki
Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4
Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu
wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r.
Nr 5, poz. 23).
- Przygotowana
analiza/audyt winna zostać przekazana Zamawiającemu w wersji pisemnej w dwóch
egzemplarzach i w wersji elektronicznej na płycie CD w wersji Word i PDF.
V. Wymagania dotyczące
oferenta
- Oferent powinien
wykazać się niezbędnym doświadczeniem w zakresie prowadzenia audytu oraz
dysponowaniem osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie
przeprowadzania audytu.
- Przez podmioty o
niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
- dysponujące
osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
- posiadające
udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań/projektów
realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze
środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
- posiadające
udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania
środków publicznych,
- posiadające
udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu
wewnętrznego.
- Przez osoby
posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania
audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z
dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z
późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu
zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 2 pkt a)-d) stosuje się
odpowiednio.
- Podmiot
ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu
zobligowany jest do złożenia:
- wykazu wykonanych
audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, z podaniem
źródła (podmiotu/instytucji finansującej) wraz z terminem ich wykonania,
- wykazu osób,
które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich
kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
- potwierdzonych za
zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające
do przeprowadzenia zadania audytowego.
- Dokumenty, o
których mowa w ust. 4, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia
osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również
podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.
Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia
przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego
zadania/projektu stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie
tej usługi.
- Skład zespołu
przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej
dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba
posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
- Osoby
uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg
bezstronności i niezależności od badanego Zamawiającego. Bezstronność i
niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający
audyt zewnętrzny:
- posiada udziały,
akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią
stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać
usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
- jest lub był w
ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem
organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej
albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- osiągnął,
chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu
rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki
wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej
zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności
podmiotu przeprowadzającego audyt,
- w ciągu ostatnich
3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu
zewnętrznego Zamawiającego,
- jest małżonkiem,
krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z
tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych
Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
- jest
lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem,
który następnie audytuje,
- z
innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
- Osoby
uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również
wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku
bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w
stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
- Osoby
przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności
i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej
pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą audytu zewnętrznego. Oświadczenie, o którym
mowa w niniejszym punkcie stanowi załącznik do niniejszego zapytania.
- Wyłączeniu podlegają podmioty, które
nie będą w stanie świadczyć usługi na podstawie umowy zlecenia zakończonego
wystawieniem faktury albo rachunku.
V. Wymagania dotyczące
raportu
- Po
przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany będzie do
przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Zamawiający ma prawo do
odniesienia się do raportu/sprawozdania.
- Raport/sprawozdanie
z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
- datę sporządzenia
raportu/sprawozdania,
- nazwę i adres
podmiotu realizującego zadanie/projekt,
- nazwę podmiotu
przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
- nazwę
audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego
zadania/projektu,
- całkowitą wartość
zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę
dofinansowania,
- termin realizacji
zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
- imiona i nazwiska
audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do
przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- termin
przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- okres objęty
audytem zewnętrznym,
- cel audytu
zewnętrznego,
- zakres
przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które
zostały poddane badaniu,
- podjęte działania
i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
- informacja czy
badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy
też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania
audytowego,
- ustalenia stanu
faktycznego,
- wskazanie
stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze
wskazaniem ich wagi,
- określenie oraz
analiza przyczyn i skutków uchybień,
- uwagi i wnioski w
sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
- podpisy audytorów
sporządzających raport/sprawozdanie.
- Wszystkie strony
raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i
parafowane przez audytora zewnętrznego.
- Audytor jest
zobowiązany dostarczyć raport również w wersji elektronicznej na płycie CD, lub
przesłać go mailem na adres: iza.dolata@amazonki.poznan.pl
VI. Oferta.
Oferta winna być sporządzona w
języku polskim.
W ofercie winna być podana CENA
BRUTTO za przeprowadzenie audytu
VII. Opis części zamówienia
– jeśli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza
składania ofert częściowych.
VIII. Wymagany termin
realizacji.
Okres realizacji zlecenia: od
3 grudnia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.
Wyłoniony Oferent zobowiązany
jest do podpisania umowy w terminie 5 dni od dnia wyboru oferty.
IX. Warunki Płatności.
Płatność zostanie zrealizowana
przelewem na wskazany przez Wykonawcę w fakturze rachunek bankowy w terminie do
30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
X. Kryteria oceny ofert.
Przy wyborze najkorzystniejszej
oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium:
K1
– Cena – maksymalnie możliwych do uzyskania 70 pkt,
K2
– Ilość wykonanych audytów zewnętrznych
w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań
zlecanych finansowanych ze środków publicznych (im większa ilość tym wyższa
punktacja przy czym po wykazaniu 10 dalsze audyty nie
będą uwzględniane) – maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt,
Ostateczna
ilość punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:
K
= K1 + K2
Za
najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę
punktów (K).
Ad. 1
Sposób
przyznawania punktacji za spełnienie kryterium K1- Cena:
K1
= (Cmin:C) x 70
K1
– liczba punktów uzyskana za kryterium ceny
Cmin
– cena najniższa spośród ważnych ofert
C
– cena badanej oferty
Cena
musi być podana w wartości BRUTTO, w złotych polskich cyfrowo i słownie. W
przypadku rozbieżności pomiędzy wartością wyrażoną cyfrowo, a podaną słownie,
jako wartość właściwa zostanie przyjęta wartość podana słownie.
Ad. 2
Sposób
przyznawania punktacji za spełnienie kryterium K2 – Ilość wykonanych audytów
zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury
konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych:
K2
= Ilość wykonanych audytów x 3 pkt, przy czym po wykazaniu 10 dalsze audyty nie
będą uwzględniane
K2
– liczba punktów uzyskana za kryterium ilości audytów, maksymalnie możliwych do
uzyskania 30 pkt
Przy
ocenie będzie brana pod uwagę ilość wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie
zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych
finansowanych ze środków publicznych, z podaniem źródła finansowania – nazwy
podmiotu ogłaszającego konkurs.
XI. Informacje dodatkowe.
- Oferta winna być
podpisana przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu Wykonawcy.
- Zamawiający
wybierze ofertę cenową odpowiadającą wszystkim wymogom przedstawionym przez
niego dla prawidłowej realizacji zamówienia.
- W sprawach
dotyczących zapytania informacji udziela biuro projektu w dni robocze od
poniedziałku do piątku od godziny 10.00 do 15.00, Tel 668 359 109;
- Pytania dotyczące
zapytania ofertowego można również kierować pisemnie na adres mailowy: iza.dolata@amazonki.poznan.pl
- Ofertę, kompletną
wraz z załącznikami, opatrzoną podpisami i pieczęcią Wykonawcy, należy złożyć
wyłącznie w formie elektronicznej drogą mailową na adres iza.dolata@amazonki.poznan.pl, za ważne będą uznane wyłącznie oferty złożone w
formancie PDF.
- Termin składania
ofert: do dnia 30 listopada 2020 r. do godz. 23:59, decyduje data wpływu na
skrzynkę mailową Federacji Stowarzyszeń „Amazonki”.
- Oferty złożone po
terminie składania ofert podanym powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze
oferty najkorzystniejszej.
- Wykonawca może
wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania
ofert.
- Termin związania
ofertą wynosi 10 dni od daty otwarcia ofert przez Zamawiającego.
- O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną
poinformowani poprzez upublicznienie wyniku postępowania ofertowego na stronie
internetowej Federacji Stowarzyszeń „Amazonki” www.amazonkifederacja.pl .
- W umowie z Wykonawcą Zamawiający zastrzeże karę umowną
na wypadek niewykonania lub niewłaściwego wykonania przez Wykonawcę
zobowiązania w wysokości 30% wartości usługi.
- Wykonawca ponosi pełne ryzyko w związku z doręczeniem
oferty.
- Wszelkie koszty związane z
przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Wykonawcę.
- Zamawiający przewiduje możliwość
kontaktu i/lub spotkania z wybranymi wykonawcami w celu uzyskania dodatkowych
informacji lub przeprowadzenia negocjacji cenowych.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
– swobodnej weryfikacji ofert,
– unieważnienia procedury ofertowej bez podania przyczyny.
Załącznik do zapytania
ofertowego:
- Oświadczenie o
bezstronności i niezależności oferenta.
Oświadczenie
o bezstronności i niezależności
Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu
zewnętrznego zadania/projektu „PROFESJONALIZACJA DZIAŁAŃ KLUBÓW AMAZONEK”realizowanego na podstawie umowy numer ZZO/000288/15/D z dnia 4 maja 2020 r. przez
Wnioskodawcę Federację Stowarzyszeń „Amazonki” z siedzibą w Poznaniu przy
ulicy Piastowskiej 38, 61-556 Poznań,
ja (imię i nazwisko) ……………………………………………………………………………………………
jako osoba
uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg
bezstronności i niezależności, tj.:
- nie posiadam
udziałów, akcji lub innych tytułów własności w Jednostce audytowanej lub w
jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
w której mam wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego
zadania/projektu,
- nie jestem i
nie byłem(-am) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym
(pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki
z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- nie
osiągnąłem(-am), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki
wobec niej dominującej lub jednostek
z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub
współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
- w ciągu
ostatnich 3 lat nie uczestniczyłem(-am) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot
audytu zewnętrznego,
- nie jestem
małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia
i nie jestem związany(-a) z
tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo
zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,
- nie jestem i
nie byłem(-am) zaangażowany(-a) w
planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt,
- nie pozostaję w
stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób
Niepełnosprawnych,
- nie mam żadnych
innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i
niezależności.
……………………………………………………………………………………………..
(podpis osoby uczestniczącej w przeprowadzeniu audytu)
………………………………………………………………………………………………
(data i miejsce)